Prim News: así es como las prácticas de gestión de datos pueden ser una ventaja competitiva

Los últimos tres años han sido bulliciosos para los profesionales de la gestión de datos: el nuevo Reglamento general de protección de datos de la UE ha traído una serie de nuevos desafíos, seguidos de prácticas de trabajo virtual impulsadas por pandemias para aumentar la vulnerabilidad a los ciberataques, y muchas empresas ahora deben lidiar con los datos de salud. Además de la información personal anterior. En general, la gestión de datos ha encabezado las listas de prioridades laborales en muchos sectores en los últimos años. Con 70 años de experiencia en la gestión de documentos impresos y digitales, los profesionales de Iron Mountain quieren cuatro consejos que ayuden a las empresas a afrontar de forma más eficaz los desafíos de la gestión de datos.

Al desarrollar e implementar constantemente prácticas transparentes de gestión de datos, las empresas no solo pueden cumplir con las regulaciones, sino que también pueden aumentar la confianza en los consumidores y clientes, y las buenas prácticas de gestión de datos pueden allanar el camino y respaldar prioridades comerciales importantes, como la toma de decisiones basada en datos. oportunidades de innovación desconocidas Anteriormente. Puede traer su propio almacén.

«Muchas empresas ven trabajar con una gestión de datos compatible como un mal necesario, el tipo de mal que hace que el negocio principal sea más complejo. Pocas personas creen que la seguridad de las prácticas responsables de la gestión de datos puede ayudar a generar confianza y generar una mayor interacción con sus clientes. – dijo Rita Nagy, directora general de Iron Mountain Hungría. – Hoy en día, cuando hay pocas cuestiones más importantes que la protección de datos personales, las empresas que son honestas en el núcleo de la protección de los datos de sus clientes pueden obtener una ventaja significativa sobre sus competidores «.

Según el experto, en interés de los clientes, por ejemplo, se recomienda informarles periódicamente sobre los principios de la gestión de datos y sus cambios. «Aunque la protección de datos personales es un tema central en la actualidad, las empresas están lejos de hablar tanto de prácticas de gestión de datos como de desempeño en sostenibilidad». Él dijo.

Rita Nagy citó el ejemplo del Servicio Nacional de Salud Británico (NHS) como un ejemplo de los beneficios de la protección de datos. La organización quería que los datos de salud de 200.000 pacientes estuvieran disponibles en línea para los pacientes de manera segura, de conformidad con las estrictas normas de protección de datos. Para ello, los datos de los pacientes se digitalizaron mediante un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (EDMS), que también permitió indexarlos mediante aprendizaje automático, es decir, hacerlos buscables y analizados, de modo que se pudiera extraer información valiosa de ellos.

4 principios de gestión de datos que también pueden convertirse en una ventaja competitiva

Aunque revisar la gran cantidad de datos complejos que administran las empresas es una tarea enorme, las empresas pueden desarrollar una estrategia para administrar datos inmortales siguiendo estos cuatro principios:

1. Identifique riesgos y vulnerabilidades, incluso utilizando herramientas de TI. El primer paso es evaluar el nivel de gestión de datos en su organización y decidir por dónde empezar. Es útil buscar los riesgos de gestión de datos y los puntos ciegos en las políticas y procedimientos de la empresa. En la actualidad, hay una serie de herramientas de TI disponibles en el mercado que permiten a las empresas evaluar qué tan bien sus prácticas de gestión de datos cumplen con los más altos estándares.

2. Aprendizaje y automatización de datos. El siguiente paso es evaluar la información que maneja su organización y los riesgos asociados con cada tipo de información. Entonces, puede ser beneficioso automatizar la administración de datos con una solución basada en aprendizaje automático, ya que esto reduce los costos y cargas de administración de datos y elimina la posibilidad de errores humanos y sesgos.

3. Incorporar la transparencia en todos los sistemas y procesos. Es fundamental que la empresa en su conjunto siempre opere con un espíritu de transparencia, comunicando información sobre la protección de datos de forma regular, ya sea que se transmitan buenas o malas noticias. Esta es la clave para generar confianza tanto con los clientes como con las autoridades.

4. Mejora continua. La calidad y cantidad del mundo y los datos que se deben gestionar también están cambiando. La privacidad es un proceso sin fin. Para mantener el enfoque y el compromiso, es importante contar con controles adecuados, con metas e hitos bien definidos.

“Para desarrollar una estrategia de gestión de datos viable, primero se debe determinar el nivel actual de la organización, y la experiencia de las empresas especializadas en la gestión de datos, incluso el conocimiento profesional y práctico basado en la experiencia global, puede ayudar mucho. Al comprender la situación actual, los expertos pueden sugerir cambios en los principios y las prácticas de gestión de datos, teniendo en cuenta las características específicas de la empresa, su mercado y sus clientes «. Rita Nagy llamó la atención.