No tienes que preocuparte por facturar electrónicamente, estará bien

Según nuestra experiencia, los contribuyentes húngaros todavía tienen muchas preocupaciones, conceptos erróneos y suposiciones falsas sobre la facturación electrónica. No solo se ha relajado el entorno legal relevante, sino que la posición de las autoridades fiscales húngaras también se ha vuelto más favorable en los últimos años. ¡En la primera parte de nuestra serie de artículos, examinamos los antecedentes legales de la facturación electrónica!

De acuerdo con la definición de las Disposiciones Interpretativas de la Ley del Impuesto al Valor Agregado de Hungría, factura electrónica “únicamente” significa una factura que se emite y recibe electrónicamente. Es importante que el problema no sea la producción de la factura, sino la entrega al socio comercial, por lo que incluso una factura escrita en el bloc de facturas manual puede ser una factura electrónica, si por ejemplo se fotocopia y se envía al socio. como archivo adjunto de correo electrónico. En otras palabras, no es posible diferenciar entre una factura en papel y una factura electrónica en función de la producción, pero en todos los casos el método de transmisión es determinante.

En el caso de las facturas electrónicas, se deben verificar dos minutos de tiempo principalmente: el momento de envío (emisión) y recepción del documento electrónico. Si la factura es un documento electrónico en ambos casos (no hay requisitos específicos en cuanto al formato del archivo), entonces la solución de facturación utilizada entre las dos partes es la factura electrónica. Así, la factura elaborada por el contribuyente no está obligada a cumplir ningún requisito técnico o tecnológico en el momento de su emisión, ya que la factura electrónica es independiente de la tecnología utilizada.

Es un error común pensar que una factura electrónica solo se puede preparar utilizando un método especial que requiere largos preparativos o emana de él. Por otro lado, en la práctica no se necesita ninguna tecnología específica, por ejemplo la firma electrónica mencionada en la Ley del Impuesto al Valor Agregado, o la tecnología EDI para clasificar la factura como factura electrónica. Si la factura se entregó electrónicamente al destinatario que no se negó a recibirla electrónicamente, entonces estamos hablando de una factura electrónica.

En la ley del IVA, la firma electrónica se menciona solo como ejemplo, o la tecnología EDI («se puede garantizar el cumplimiento de los requisitos»). Sin embargo, además de esto, existen muchas soluciones tecnológicas maduras y probadas (tanto en el país como en el extranjero) entre las que los contribuyentes pueden elegir libremente, y no está prohibido utilizar sus propias soluciones.

Sin embargo, un requisito que también afecta a la tecnología utilizada es que se deben cumplir los mismos tres conjuntos de condiciones en el caso de las facturas electrónicas que en el caso de las facturas en papel: desde el momento en que se emite la factura hasta el final del período de retención de la factura. , se debe garantizar la autenticidad del origen de la factura y la integridad de los datos de contenido y la legibilidad (humana) de la factura. En otras palabras, una factura enviada y recibida en formato PDF es de naturaleza electrónica, pero aún no es una solución ideal para las facturas, ya que no cumple con otros requisitos legales: la legibilidad se logra con el uso de software apropiado, pero la autenticidad de la el origen y la integridad del contenido de los datos deben garantizarse de una forma u otra.

El cumplimiento de los tres conjuntos de condiciones debe cumplirse tanto por el emisor de la factura como por el destinatario (por lo que este último puede decidir no aceptar la factura electrónica). Sin embargo, el método utilizado por las partes puede diferir, e incluso es posible que un mismo contribuyente utilice un método diferente en relación con uno de sus socios comerciales que en el caso de sus otros clientes (por ejemplo, porque el socio relacionado de una gran corporación multinacional solo deseaba contratar).

En general, se puede decir que vale la pena aplicar la medida que mejor se adapte a las características del contribuyente en cuestión. Así, entre otras cosas, se debe tener en cuenta la actividad empresarial que realiza el contribuyente; el volumen del contribuyente y, estrechamente relacionado con éste, el emitido por él o el volumen semanal/mensual/anual de facturas electrónicas recibidas; Naturaleza y número de socios comerciales del contribuyente, etc.

El emisor de la factura también puede cumplir el triple criterio utilizando, por ejemplo, el sistema NAV Online Invoice, si utiliza el llamado sistema electrónico, disponible públicamente, proporcionado por el último sistema de suministro de datos. «función hash. Esto puede reemplazar completamente la firma digital tradicional, así como la presencia de servicios relacionados y proveedores de servicios en las facturas. El almacenamiento confiable de documentos de facturas autenticados por el sistema de cuentas en línea, así como los archivos de impresión hash asociados, por ejemplo, pueden Implementarlo también en la nube.

Aunque en el ejemplo anterior la facilidad de la facturación totalmente automatizada y totalmente electrónica solo se puede lograr con un sistema EDI, ya no es necesario instalar un sistema EDI de desarrollo propio: los servicios que podrían llamarse «light-EDI» ya están disponibles. en el mercado, que manteniendo los sistemas de gestión existentes de la compañía, permite la creación de canales de facturación electrónica basada en datos completamente cerrados y altamente automatizados entre socios comerciales.

Sin embargo, nos gustaría enfatizar que cualquiera que sea la solución que elija el contribuyente, la responsabilidad siempre recae en él. Por supuesto, es posible que una posible multa -relacionada con la facturación o el archivo que no cumple con los requisitos legales- se traslade al socio de TI, pero el NAV lo penalizará y no al socio de TI, o en su caso, la clasificación fiscal. cambiará al contribuyente y no al socio de TI.

Pero aún teniendo esto en cuenta, se puede decir que la facturación electrónica hoy en día tiene muchas más ventajas que inconvenientes:

• Por otro lado, los costos de las facturas en papel son más altos, solo piense en la impresión, el embalaje, el envío por correo o el almacenamiento físico de documentos en papel (sin mencionar que los artículos postales a veces se pierden y las facturas en papel no son un método amigable con el medio ambiente);
• Por un lado, la importancia de la conservación a largo plazo de los datos digitales cobra cada vez más importancia: dado el estándar tecnológico actual, – con un almacenamiento adecuado – las facturas electrónicas pueden conservarse durante décadas sin perder información (por otro lado, en el caso de las facturas en papel, el papel puede envejecer o dañarse fácilmente, ciertos tipos de tinta pueden desvanecerse con el tiempo y volverse ilegibles), la factura necesaria se puede encontrar en segundos y el valor de una década se puede almacenar en un disco duro del tamaño del bolsillo de una camisa;
• En tercer lugar, en relación con las facturas pasadas, las facturas recibidas electrónicamente (con un fondo informático apropiado, que debe tenerse en cuenta al cumplir con el triple conjunto de condiciones antes mencionado) (contabilidad, archivo) pueden procesarse más fácil y rápidamente mediante la introducción de la automatización pertinente, por lo tanto, no solo se pueden reducir los costos, sino que también se aumenta la eficiencia;
• Por último, pero no menos importante, según nuestra experiencia, las autoridades fiscales solicitan facturas electrónicamente casi exclusivamente durante las auditorías fiscales y las investigaciones de cumplimiento de los contribuyentes (lo que significa que las facturas en papel deben escanearse antes de enviarlas a las autoridades fiscales).

Y si tenemos en cuenta que debido al compromiso con el sistema de facturación en línea, se hace una especie de copia electrónica de cada factura emitida por los contribuyentes húngaros, no es una exageración decir que es posible que básicamente todos los contribuyentes húngaros emitan facturas electrónicamente sin ningún gasto particular de energía o tiempo.

Esperamos haber podido aclarar algunos malentendidos con respecto a este tema, que todavía se trata con recelo. Continuando con nuestra serie de artículos, analizaremos otros aspectos de las facturas electrónicas, en primer lugar la práctica de aceptar facturas electrónicas.

Los autores del artículo son el Dr. Tamas Flicki, experto de Grant Thornton Hungría, y Josef Vizer, socio de la firma. los Grant Thornton Hungría Es socia profesional de Adó Online.