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Los avatares y la inteligencia artificial caracterizarán las salas de reuniones del futuro

Microsoft presentó su visión de la sala de conferencias del futuro. La compañía de software espera que las videoconferencias permanezcan con nosotros después de que termine la situación del virus, para reducir el tiempo de viaje. Pero el trabajo efectivo también requiere una plataforma adecuada, y esperan que las empresas hagan todo lo posible para que el trabajo híbrido sea más divertido.

La colaboración entre los empleados que trabajan en la oficina y los empleados que se quedan en casa es uno de los mayores desafíos del trabajo colaborativo. El trabajo híbrido se está volviendo más común en la vida cotidiana de lo que muchas empresas pensaron inicialmente, por lo que muchas empresas están trabajando para mejorar la situación. Microsoft acaba de presentar un conjunto de ideas tecnológicas llamado «Hive Vienna», cuyo mensaje es que las personas necesitan «sentir» a los demás nuevamente. Este «sentimiento», como lo llama Andreas Gnesda, arquitecto de la nueva sala de reuniones de Microsoft Austria, solo es posible si somos conscientes de los diferentes niveles de comunicación.

«La calidad de las reuniones es lo que hace que una oficina sea atractiva. La oficina ideal hoy en día no se trata solo de relaciones personales. El 20 por ciento de la comunicación humana tiene lugar a nivel consciente y visual, y el 80 por ciento a nivel de relaciones inconscientes, esto incluye, por ejemplo, sentimientos o expresiones faciales o antecedentes personales. La cognición inconsciente sufre en la comunicación digital» – Él dijo especialista. «Aquellos que se comunican a distancia solo hablan en un vacío y no saben si están siendo vistos u oídos. No sienten que puedan unirse significativamente a la conversación». Todo ello hace que, en el caso de las reuniones digitales, los empleados deban prestar más atención a suplir esta brecha de percepción.

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Por lo tanto, al diseñar salas de conferencias en el futuro, se deben tener en cuenta muchos factores para lograr la máxima integración con la ayuda de la tecnología y las medidas organizativas. El objetivo es proporcionar una experiencia de comunicación óptima a través de la integración coordinada de espacio, tecnología y organización. La sala debe permitir que cualquier participante, sin importar dónde se encuentre, interactúe entre sí, ayude a que el proyecto se haga realidad e intercambie ideas en tiempo real.
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Microsoft ha presentado cómo podría ser una sala de reuniones corporativa en el futuro. El coste del equipamiento técnico para una sala de conferencias de 35 metros cuadrados es de aproximadamente 15.000 euros. El sistema Hive Vienna consta de una enorme pantalla de 21:9, una cámara de grabación de sala colocada debajo y una mesa semicircular. Este último se puede extender debajo de la pantalla, de modo que los participantes de la reunión se reúnan en una superficie de trabajo común. En la pantalla, las personas sentadas en casa se atenúan para que el nivel de sus ojos sea el mismo que el de la persona sentada en el pasillo. Gracias a la inteligencia artificial, la persona del banner también se puede desenfocar.

La cámara inteligente graba a cada participante en la sala y enfoca dinámicamente quién está hablando. Las caras de todos los participantes tienen el mismo tamaño y se pueden ver por igual a pesar de las diferentes condiciones de iluminación. Se recomienda encarecidamente instalar otra cámara en la habitación, que muestre la habitación desde una perspectiva diferente, para que se pueda reconocer mejor la ubicación de las personas en la habitación.

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Las ideas escritas en la pizarra aparecen directamente en la pantalla sin que la persona que las escribe tape nada

La lluvia de ideas en conjunto se simplifica con dispositivos adicionales, como una pizarra que puede ser digital o física en la sala. Como opción, por unos 8.000 euros, se instalará Surface Hub en la sala de reuniones, donde se podrá dibujar digitalmente: ya sea en la propia sala, en el Hub, o desde casa a través de una pantalla táctil. Cualquiera que tenga una pizarra clásica colgada en la pared solo podrá grabarla con su cámara y usar inteligencia artificial para eliminar a la persona que sostiene la presentación. Así, los participantes tanto virtuales como físicos verán el contenido en directo en una gran pantalla.

Microsoft no se limita al hardware, ni es su objetivo entregarlo, sino al software Teams utilizado en este caso. Esto permitirá identificar a los participantes en la sala y mostrarlos en una sección de fotos separada. Puede ver los nombres de los participantes, todo mientras los guarda a través del reconocimiento de voz. Para los empleados a los que no les gusta la cámara o que son introvertidos, han creado avatares que aparecen como un personaje virtual en la llamada. Ya sea que alguien esté sentado en el tranvía o tendiendo la ropa, su avatar observa fielmente en la sala de reuniones y, por lo tanto, representa a la persona en cuestión.